Dans le cadre d’un projet, si l’on veut s’assurer de sa réussite, il est important de fixer dès le début un certain nombre de choses. Comme tout ce qui n’est pas écrit n’existe pas, toutes ces informations, ces objectifs, ces engagements, doivent être repris dans un document de synthèse s’appelant « la note de cadrage« .
Prenons les choses dans l’ordre et tentons de répondre ensemble à quelques grandes interrogations sur le cadrage d’un projet et la note de cadrage.
Pourquoi cadrer un projet ?
Cadrer (ou Structurer ou Définir) un projet est la première tâche à mener. Cette tâche est aussi celle qui est la plus critique, car elle conditionne le bon lancement du projet. Et, un projet qui démarre mal aura toutes les chances de mal se terminer !
Une fois le projet lancé, ce dernier a tendance à avancer « tout seul », ou du moins, selon une certaine inertie qui lui est propre. Cependant, cela le rend difficile à remettre sur les bons rails s’il s’écarte du chemin prévu.
Dans le meilleur des cas, le chef de projet s’en rend compte et arrive à le recadrer en perdant du temps par rapport à la date ciblée, générant une insatisfaction client.
Dans le pire des cas, le projet capote car le résultat attendu par le client ne peut être atteint, car mal ou pas compris dès le départ.
Que doit-on faire pour cadrer un projet ?
Comme je l’ai déjà dit, le but du cadrage est de valider que le client et l’équipe projet soient bien en phase sur la totalité du projet.
Pour cela, il va falloir au cours d’ateliers, et d’actions de reformulation lors des comptes rendus écrits des ateliers :
- Déterminer précisément les objectifs du projet (dans les termes du client) en termes de résultats attendus, délai et coût
- Préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, organisation, processus, etc. …
- Déterminer les grandes étapes du projet, les dates clés, les jalons
- Définir les ressources et moyens nécessaires (hommes, matériel, budget et compétences)
- Définir l’organisation du projet (équipe projet, équipe étendue, rôles, comité de pilotage interne et client)
- Définir les principes de communication interne (au sein de l’équipe et avec la direction) et externe (avec les représentants du client, les utilisateurs, et tous ceux qui ont besoin de connaître le projet)
- Identifier les risques majeurs et les éventuelles dépendances (et préparer les solutions de repli en cas de problème)
- Définir les indicateurs qui permettent de mesurer l’avancement du projet et l’accomplissement des objectifs
Comment cadrer votre projet ?
Malgré tout ce que l’on peut apprendre dans des formations de Chef de Projet, lors du passage de certifications (Prince2, PMP,…), il n’y a pas de recette magique pour bien cadrer son projet.
Bien cadrer un projet ne s’apprend pas dans les livres ou sur les bancs de l’école. Bien cadrer un projet s’apprend au jour le jour, en tirant des leçons des projets que l’on conduit, que ce soit des leçons des succès ou des leçons des échecs.
Pour bien cadrer un projet, il faut associer prise de recul, compréhension globale et synthétique du projet et de son environnement avec une vue analytique, précise, concrète des éléments clés du projet.
Le but de cet article n’est pas de me mettre en avant, de vous dire qu’il n’y a pas de méthode pour bien réussir son projet, ou que je détiens la méthode miracle que m’a léguée sur son lit de mort « Steve JOBS » ou lors d’une soirée initiatique « Bill GATES », non. Le but de cet article est de vous faire partager quelques recettes que je mets en pratique et qui sont issues de mes nombreuses expériences de terrain au contact de chefs de projets de profils différents les uns des autres.
Check-list des éléments du cadrage projet
Définir les objectifs du projet :
Une bonne définition des objectifs du projet passe par une bonne compréhension de ce qui a motivé le lancement du projet (idée de départ, déclencheur, problème à résoudre, audit de conformité, pénalités,etc.) ainsi que les enjeux du projet (ce que le client attend en matière de retour sur investissement de son projet : économiser par exemple deux millions d’Euros par an sur la gestion de ses licences informatiques).
Pour cela, il va vous falloir définir trois types d’objectifs :
Les objectifs techniques
- Ils décrivent les résultats attendus du projet, les livrables client ou livrables finaux
- Ils décrivent ce que le client, dans ses termes, doit posséder ou être capable de réaliser à la fin du projet
- Ils ne décrivent pas le « comment », mais bien le « quoi » !
- S’il y a plusieurs objectifs, ils peuvent être hiérarchisés, ce qui permettra de faire un découpage par sous-projet et éventuellement par lot
- Tous les objectifs techniques doivent être mesurables. Pour mémoire un bon objectif est un objectif dit « SMARTER », c’est-à-dire (Simple, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporel, Evaluable et Réévaluable
Les objectifs de délais
- Date de début du projet (lancement)
- Dates intermédiaires (correspondant aux principaux jalons)
- Date de fin
Les objectifs de coût
- Le budget alloué dans sa globalité
- Le budget alloué par phase ou par sous-projet, ou par ressources (humaines, matérielles, logicielles)
- Le règlement des différentes parties du budget lorsqu’il y a un étalement
Définir le périmètre du projet
Définir ce qui est dans le périmètre du projet et ce qui n’y est pas.
Vous pouvez décrire par exemple les fonctionnalités attendues, , les services délivrés, les processus impactés, les organisations impactées, etc…
Définir le macro-planning du projet
Il ne s’agit pas ici du planning détaillé des tâches et des ressources tel que l’on peut le retrouver dans un diagramme Gant. Il s’agit de définir les grandes étapes (ou phases) du projet. Par exemple : revue des besoins/analyse et conception/construction/bêta tests et mise en opération. Le découpage est guidé par la nécessité de valider les livrables intermédiaires clés (cahier des charges, dossier de conception, code, etc…).
Pour passer d’une étape à la suivante, il est important de prévoir une validation formelle par le client, c’est-à-dire un écrit.
Définir les ressources
- Équipement et matériel
- Budget
- Ressources humaines et compétences
- Les contraintes éventuelles (travail en parallèle avec deux directions qui s’affrontent pour des enjeux politiques, ou des sociétés de services concurrentes qui fournissent chacune des ressources pour réaliser le projet
Organisation du Projet
- Equipe projet : membres à plein temps sur le projet
- Equipe étendue : intervenants ponctuels apportant une expertise précise au projet
- Comités de pilotage client : instance de validation des étapes/phases du projet, des livrables client clés
Communication
- Règles de communications durant le projet
- Rapports Flashs hebdomadaires ? pour qui ? quand ?
- Communication interne au client sur l’avancement du projet :
- Qui la fait ?
- Quel support ?
- Pour quels destinataires ?
- Formalisation des documents du projet (présentation sous forme de diaporama, document texte, films, etc..
- Lieu de stockage des documents (intranet, serveur de fichiers, etc…)
Risques et Dépendance
- Identifier les risques majeurs du projet : défaut de compétence critique, besoins client trop imprécis ou trop changeants, devis initial bien trop optimiste, estimation délai trop imprécise …
- Définir des actions pour si possible réduire les risques, et/ou des solutions de repli en cas de nécessité
- Identifier les éventuelles dépendances de votre projet (par exemple, un livrable du client qui vous est nécessaire pour réaliser une tâche)
- Définir les actions pour sécuriser vos propres livrables (par exemple, communiquer formellement au client la date au plus tard à laquelle vous avez besoin de son livrable sans que cela impacte le projet)
Indicateurs
Pour bien piloter un projet il est vital d’avoir un tableau de bord avec des indicateurs mesurables qui vont vous permettre de mesurer l’avancement de ce projet et des différentes phases qui le composent.
Voici quelques suggestions d’indicateurs :
- Indicateurs sur l’avancement des livrables, sur le respect de la démarche
- Indicateurs sur la qualité des livrables.
- Cet indicateur est très important car il vous permet de fixer ce qui va valider ou non un livrable
- Je vous conseille fortement de le formaliser en posant la question suivante à votre client lors de ateliers de cadrage : « Pour que vous acceptiez ce livrable, quels sont les critères qui doivent être impérativement remplis ?«
- Le client devra vous avoir validé par écrit, par exemple dans le plan d’assurance qualité, les critères de satisfaction
- Indicateurs sur le délai
- Indicateurs sur les coûts
- Indicateurs sur la motivation de l’équipe
Exemple de sommaire de Note de cadrage :
Sources :
